En un sistema de control de tiempo y asistencia el dato fundamental es saber en que momento el personal de la empresa ingresa o sale de su puesto de trabajo.
Si bien los componentes básicos de un sistema de horario y uno de control de accesos son similares, existen diferencias entre ambos que son importantes a la hora de elegir entre uno y otro
Los sistemas de control de horario se conocen por varios nombres: control de asistencia, control de horario, control de tiempo y asistencia, control de puntualidad y hasta control de personal.
Pero en todos ellos el modo de funcionamiento es el mismo.
Se provee a cada empleado de la empresa de un elemento de identificación y se le pide que registre su ingreso y salida del trabajo.
La finalidad del sistema es mantener el registro de la hora de entrada y salida del personal y la responsabilidad del mismo suele recaer sobre la oficina de Recursos Humanos de la empresa.
El objetivo es claro y puede ser incluir alguno o varios de los siguientes puntos:
- Controlar la asistencia: Quien vino y quien esta ausente.
- Controlar la puntualidad: Quien llego tarde y quien fue puntual.
- Calcular las horas trabajadas: y opcionalmente categorizarlas en normales, extras al 50%, extras al 100%, nocturnas, etc.
- Analizar las horas no trabajadas: con la posibilidad de agrupar y totalizar por causas -vacaciones, enfermedad, etc.- mantener estadísticas y cuentas corrientes de ausentismo por personas, sectores, etc.
El dato principal con el que se trabaja, junto con el registro de entrada y salida, es el horario.
El horario indica cuando se espera que la persona se encuentre trabajando, de modo que comparando el horario con los registros de entradas y salidas -tambien llamados registraciones- se llevan a cabo las tareas de cálculo y control.
Originalmente la tarea de identificar al trabajador y mantener el registro de hora de entrada y salida era manual y, en empresas grandes, llevada a cabo por un empleado específico para tal fin. Con el paso del tiempo se utilizaron distintos metodos de automatizar o facilitar esta tarea, pasando por las viejas tarjetas de control hasta llegar a los actuales sistemas electrónicos.
En la actualidad solo tiene sentido hablar de sistemas electrónicos o computarizados de control de asistencia y todos estos poseen, como componentes, aproximadamente los mismos elementos.
Adicionalmente pueden incorporarse accesorios para brindar funcionalidades adicionales, entre ellos:
El primer punto a decidir es que método se va a utilizar para la identificación del personal.
Actualmente las opciones básicas son: proximidad o biometría.
La elección de un método sobre el otro se basará últimamente en argumentos de costo y facilidad de uso e influirán en la decisión características específicas de cada empresa: cuantos empleados hay que controlar, cual es la tarea a la que se dedican, cuan importante es impedir que un empleado marque por otro, por cuantos puntos ingresan los trabajadores a la empresa, etc.
Los equipos basados en lectoras de proximidad son los mas económicos para empresas con pequeño número de empleados, tipicamente hasata 50. Brindan una gran facilidad de uso pero presentan el inconveniente de permitir la marcación entre compañeros.
A medida que aumenta el plantel el costo de las credenciales debe ser tenido en cuenta tornando mas y mas atractivas las opciones biométricas.
Los equipos biométricos por reconocimiento de la huella digital son sumamente fiables, tornan imposible la marcación entre compañeros, hacen innecesaria la compra de credenciales y su mantenimiento o reposición y se sitúan en un rango de precios altamente competitivo, lo que los convierte en una opción sumamente atractiva
| Componente | Ejemplo |
|---|---|
| Un elemento de identificación del trabajador | Credencial de proximidad Huella digital Forma de la mano Rostro |
| Equipamiento para la identificación automática lo que llamamos «el reloj» | TW3500: Reloj electrónico por proximidad SGX628: Reloj con lectora de huella digital Hand Punch: Reloj biométrico por forma de la palma de la mano TW2500: Reloj electrónico con lectora de tarjetas magnéticas |
| Una computadora donde realizar las tareas de control | Actualmente cualquier computadora de oficina |
| Un sistema mediante el cual llevar a cabo esas tareas | TimeTech: Sistema integrado de control de tiempo y asistencia. |
| Un elemento de comunicación entre el o los relojes y la computadora | Ethernet Serial RS232 o RS485 USB |
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